Yrityksesi kasvaessa virallisten yritysraporttien kirjoittaminen on väistämätöntä. Nämä raportit koskevat enemmän kuin lukuja ja tosiasioita. He ovat yrityksesi kasvot, ja niiden on oltava ammattimaisia ja hyvin kirjoitettuja, jotta parhaan vaikutelman voisi jättää. Sisällöstä tai yleisöstä riippumatta, voit luoda raportin perustavalla.
7 vaihetta yritysraportin kirjoittamiseen
Onnistuneet raportit edellyttävät suunnittelua, jotta voit välittää tiedot selkeästi. Jos yrityksellesi on tallennettu aikaisempia yritysraportteja, joita he pitivät onnistuneina, tarkista ne saadaksesi käsityksen siitä, mitä he saattavat etsiä. Riippumatta siitä, onko esimerkkejä aikaisemmista raporteista saatavilla, noudata näitä vaiheita, kun luot yritysraportin.
Aiheeseen liittyvät artikkelit- Yritystoimiston perustarvikkeet
- Hallinnollisen avustajan rooli
- Muistioasettelu
1. Määritä raportin tarkoitus
Liiketoimintaraportteja on monenlaisia. Ensimmäinen vaihe on selvittää, miksi kirjoitat raporttia. Onko tämä raportti yrityksen hallitukselle? Onko sevuotuinen rahoituskertomusosakkeenomistajille? Kirjoitatko araportti työntekijän arvioimiseksi? Onko setapausraporttiliittyvät työtapaturmaan? Raportin syyn ymmärtäminen auttaa valitsemaan tarvittavat tiedot aiotulle yleisölle.
kuinka paljon on saada kissa declawed
2. Tunnista yleisö ja sopeudu siihen
Kirjoitustyylisi tulee kunnioittaa yleisöäsi. Kirjoituksen koulutustason on vastattava niitä, jotka lukevat raporttia. Työntekijät eivät välttämättä tarvitse kaikkia tietoja, joita yrityksen johtajat tarvitsevat. Ulkopuolinen organisaatio ei välttämättä tarvitse pääsyä mihinkään tietoihin, jotka yrityksesi pitää luokitteluna. Raportti voi olla suunnattu useille yleisöille kerralla; saatat joutua sisällyttämään kunkin ryhmän huolenaiheet yhteen tai ehkä kirjoittamaan useamman kuin yhden version keskittymään kuhunkin yleisöön.
3. Kerää ja järjestä tutkimusta
Kerää kaikki raportissa käsiteltävät tiedot. Tämä voi sisältää useita asioita:
- Myyntiraportit
- Ennusteet
- Läsnäoloraportit
- Kulut
- Tilinpäätös
- Tuotantotilastot
Saatat joutua keräämään lisätietoja, kuten haastatteluja,asiakasanalyysitai kilpailijatietoja täydellisemmän näkymän saamiseksi. Muista myös, että sinun on selitettävä menetelmät ja menettelyt, joita käytit tietojen keräämisessä. Tämä lisää havaintojen uskottavuutta ja antaa lukijoille mahdollisuuden uskoa tietoihisi.
4. Tee analyysi
Tässä vaiheessa sinun on otettava tiedot, jotka sinulla on, ja ymmärrettävä kaikki. Olet jo määrittänyt syyt tämän raportin kirjoittamiseen - nyt sinun pitäisi ottaa tiedot ja yrittää käsitellä niitä. Tulkitse tiedot, ymmärrä mitä nämä tiedot tarkoittavat ja kuinka niistä voi olla hyötyä lukijoille. Mitä kysymyksiä tiedot vastaavat?
ilmaiseksi tulostettavat tehtävälistat järjestäytymiseen
- analyysion keskeinen osa liiketoimintakertomusta; sinun pitäisi pystyä tarjoamaan johtopäätöksiä ja suosituksia tämän analyysin avulla. Esimerkiksi laajennuksen yhteydessä haluat arvioida laajennuksen kustannukset ja kuinka paljon tuloja odotetaan. Tarkastelet myös laajentumisen syitä, kuten kysynnän kasvua ja yrityksen pitkän aikavälin tavoitteita, sekä merkittäviä vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkiaSWOT-analyysi.
- Lukemisen helpottamiseksi joudut ehkä myös tekemään kaavioita, taulukoita tai kaavioita tietojasi ja analyysiä varten. Tämä antaa lukijoille numerot tai luettelomerkit helposti; se voi myös auttaa, jos joudut tekemään diaesityksen raporttisi kanssa.
5. Alusta raportti
Kun olet tehnyt tutkimuksen ja analysoinut tiedot, seuraava askel on muotoilla raportti. Suurin osa liiketoimintaraporteista sisältää erityisiä osioita; voit kehittääääriviivatjoka sisältää tiedot kustakin näistä osista.
- Tiivistelmä - Tämä on yhteenveto raportin keskeisistä kohdista ja suosituksista.
- Johdanto - Tämä kertoo miksi raportti kirjoitetaan.
- Havainnot / tiedot - Tämä sisältää tutkimuksen, analyysin ja mahdolliset kaaviot.
- Päätelmät - Tämä osa sisältää yhteenvedon havainnoista.
- Suositus s - Mitkä ovat ehdotukset, jotka perustuvat raportin havaintoihin ja päätelmiin?
Luodessasi ääriviivoja sinun on laadittava luettelo tärkeistä aiheista ja ala-aiheista ja järjestettävä sitten aiheet loogiseen järjestykseen. Suurin osa raporteista toimii parhaiten aihe-ala-aiheisen organisaation kanssa, mutta käytä toista muotoa, jos se sopii paremmin tietoihisi.
6. Kirjoita se muistiin
Käyttämällä ääriviivojasi kehyksenä voit sitten kirjoittaa karkean luonnoksen raportista käyttämällä tutkittuja tai analysoituja tietoja. Tavoitteena on saada ajatuksesi ja avainkohdat paperille - tämän version ei tarvitse vielä olla kieliopillisesti täydellinen tai muotoiltu oikein. Voit muokata paperia myöhemmin.
7. Tarkista tiivistelmän pääkohdat
Tiivistelmä voidaan kirjoittaa viimeisenä lyhennettynä versiona kokonaisraportista. monet ihmiset odottavat paperin valmistumisen ennen tämän yleiskatsauksen kirjoittamista. Tämän yhteenvedon tulisi sisältää:
- Lyhyt lausunto raportin tarkoituksesta : Esimerkki alusta voisi olla: 'Yrityksemme haluaa laajentaa toimintaansa uusille alueille. Tässä raportissa tarkastellaan nykyisiä kykyjämme ja mitä tarvitaan siirtymiseen uusille alueille. '
- Tärkeää taustatietoa : Esimerkki taustatiedoista voisi olla: 'Yritys XYZ myy tällä hetkellä tuotteita ja palveluja kolmen valtion alueella ja työllistää 300 henkilöä. Jokainen lisätty valtio vaatisi 500 000 dollaria pääomaa ja 75 muuta työntekijää. '
- Tärkeimmät havainnot tai tiedot : Käyttämällä raporttiisi sisältämiäsi tietoja sinun tulee tuoda esiin keskeiset analyysit, jotka haluat lukijan tietävän. Esimerkiksi: 'Laajentumiseen kahteen muuhun osavaltioon yrityksen XYZ olisi palkattava 150 työntekijää lisää ja rakennettava 2 uutta tehtaata. Jokaisen tehtaan odotetaan tuottavan tuloja 750 000 dollaria ensimmäisenä vuonna valmistumisen jälkeen. '
- Tärkeimmät päätelmät : Tässä osiossa sinun tulisi tiivistää, mitä havainnot sanovat. Esimerkiksi olisi tärkeää sanoa: 'Tarvittavien esineiden saaminen paikalleen vaatisi miljoona dollaria investointeja ja 3 kuukautta rakentamisen loppuunsaattamiseksi. Tämän laajennuksen arvioidut tulot ovat 1,5 miljoonaa dollaria.
- Tärkeimmät suositukset : Sisällytä suositukset. Mitä yrityksen tulisi tehdä raportissa esittämiesi tietojen kanssa? Esimerkki on 'Yrityksen XYZ: n tulisi suunnitella laajentumistaan kahteen osavaltioon ja kohdistaa miljoona dollaria odotettuun rakentamiseen.'
Tiivistelmässä tulisi olla tarpeeksi tietoa, jotta kiireinen johtaja voisi lukea kyseisen osan raportista ja saada hyvän käsityksen itse paperista. Joissakin tapauksissa tiivistelmä voi olla kaikki, mitä luetaan. Ihannetapauksessa tiivistelmän tulisi olla enintään sivun pituinen. Tarkista tämäesimerkki tiivistelmästäopastusta varten.
Yhteiset yritysraportin ongelmat, joita on vältettävä
Yritysraporttia kirjoitettaessa on vältettävä joitain yleisiä asioita.
- Muista kielesi: Pidä kieli muodollisena säilyttääkseen sopivuus.
- Sana: Ole ytimekäs. Älä käytä kymmenen sanaa, jos kaksi tekee.
- Liian paljon ammattikieltä: Älä käytä sitä, jos voit välttää sen. Jos sinun on käytettävä ammattikieltä, määritä termi ensimmäisen kerran.
Varmista, että raporttisi on sujuva ja että kaikki tiedot, johtopäätökset ja suositukset rakentuvat toisiinsa. Lukijan tulisi pystyä seuraamaan päättelyä, joka osoittaa, kuinka päädyit viimeisiin pisteisiisi.
vanhemman ansa (1961 näyttelijä)
Tehokkaan raportin täyttäminen
Ensimmäisen luonnoksen valmistuttua on aika tarkistaa. Oikoluku hyödyttää kaikkia liiketoimintaraportteja.Oikolukuraportti auttaa sinua kirjoittamaan tehokkaan raportin, joka saavuttaa organisaatiosi tavoitteet. Ota aikaa ja pidä silmällä yksityiskohtia, ja voit kirjoittaa tehokkaita ja ammattimaisia yritysraportteja.
